Avanza proyecto de Ley para fortalecer las regulaciones notariales en Oklahoma

La Cámara de Representantes de Oklahoma aprobó la semana pasada el Proyecto de Ley 2265 de la Cámara de Representantes, escrito por la representante Nicole Miller, R-Edmond, para modernizar el nombramiento y la regulación de los notarios públicos en el estado. El proyecto de ley presenta nuevos estándares profesionales, incluido un examen obligatorio, medidas mejoradas de mantenimiento de registros y protocolos de cumplimiento fortalecidos.

"Los notarios son esenciales para la integridad de muchos procesos legales y financieros, y este proyecto de ley garantiza que tengan el conocimiento y las herramientas necesarias para llevar a cabo sus deberes de manera responsable", dijo Miller. "Al establecer un proceso de examen claro y exigir a los notarios que mantengan registros detallados, estamos reforzando el profesionalismo y la responsabilidad que los habitantes de Oklahoma esperan de estos importantes funcionarios públicos".

La Secretaria del Condado, Maressa Treat, enfatizó el papel del proyecto de ley en la lucha contra el fraude a la propiedad en Oklahoma.

"Agradezco el trabajo del Representante Miller en esta importante legislación, ya que fortalece el profesionalismo y la responsabilidad de los notarios en Oklahoma. Como Secretario del Condado de Oklahoma, hemos visto un aumento en el robo de propiedad, a menudo cometido a través de notarios fraudulentos. Aprobar una legislación responsable como esta es un paso más cerca de eliminar el robo de propiedad en Oklahoma y garantizar una mayor seguridad para todos los habitantes de Oklahoma".

Bajo la HB2265, las personas que soliciten una nueva comisión notarial deberán aprobar un examen que cubra las leyes, procedimientos y responsabilidades éticas relacionadas con los actos notariales. El proyecto de ley también exige que los notarios mantengan un diario detallado de todos los actos notariales durante al menos diez años, lo que garantiza la transparencia y la seguridad de los registros a largo plazo. Estas revistas deben almacenarse en un formato a prueba de manipulaciones, ya sea físico o electrónico, para protegerlas contra alteraciones.

"El objetivo aquí es simple: garantizar que los notarios tengan la educación y los recursos que necesitan para desempeñar sus funciones con los más altos estándares de integridad", continuó Miller. Al fortalecer estas regulaciones, no solo estamos protegiendo al público, sino también apoyando a los profesionales que ayudan a garantizar la precisión y confiabilidad de innumerables documentos legales todos los días".

El proyecto de ley no aumenta las tarifas de solicitud para los notarios nuevos o que renuevan, pero proporciona pautas claras para el proceso de comisión. Además, describe un procedimiento para el manejo de los diarios notariales en casos de renuncia, revocación o muerte, asegurando la adecuada retención de los registros y la accesibilidad.

"Al modernizar estas regulaciones, estamos facilitando que los notarios hagan bien su trabajo y ayudando a los habitantes de Oklahoma a confiar en los servicios notariales en los que confían", dijo Miller.

La HB2265 fue aprobada por la Cámara de Representantes con 90 votos a favor y 3 en contra, y ahora pasa al Senado para su posterior consideración.

ENGLISH:

House Bill to Strengthen Notary Regulations in Oklahoma

OKLAHOMA CITY The Oklahoma House of Representatives passed House Bill 2265 last week, authored by Rep. Nicole Miller, R-Edmond, to modernize the appointment and regulation of notaries public in the state. The bill introduces new professional standards, including a required examination, enhanced record-keeping measures and strengthened compliance protocols.

"Notaries are essential to the integrity of many legal and financial processes, and this bill ensures they have the knowledge and tools needed to carry out their duties responsibly," Miller said. "By establishing a clear examination process and requiring notaries to maintain detailed records, we are reinforcing the professionalism and accountability that Oklahomans expect from these important public officials."

County Clerk Maressa Treat emphasized the bill’s role in combating property fraud in Oklahoma.

"I appreciate Representative Miller’s work on this important legislation as it strengthens the professionalism and accountability of notaries in Oklahoma. As the Oklahoma County Clerk, we have seen an increase in property theft, often committed through fraudulent notaries. Passing responsible legislation like this is one step closer to eliminating property theft in Oklahoma and ensuring greater security for all Oklahomans."

Under HB2265, individuals applying for a new notary commission will need to pass an examination covering laws, procedures and ethical responsibilities related to notarial acts. The bill also mandates that notaries maintain a detailed journal of all notarial acts for at least ten years, ensuring transparency and long-term record security. These journals must be stored in a tamper-evident format, whether physical or electronic, to safeguard against alterations.

"The goal here is simple: to ensure that notaries have the education and resources they need to perform their duties with the highest standards of integrity," Miller continued. "By strengthening these regulations, we’re not just protecting the public, but also supporting the professionals who help ensure the accuracy and trustworthiness of countless legal documents every day."

The bill does not increase application fees for new or renewing notaries but provides clear guidelines for the commission process. Additionally, it outlines a procedure for handling notary journals in cases of resignation, revocation or death, ensuring proper record retention and accessibility.

"By modernizing these regulations, we’re making it easier for notaries to do their jobs right and helping Oklahomans trust the notarial services they rely on," Miller said.

HB2265 passed the House 90-3 and now moves to the Senate for further consideration.